In questa pagina viene descritto il servizio di Mailing List di Neomedia.

Ecco l'indice dei contenuti:

1. Perchè non usare direttamente il proprio programma di posta?
2. Come inviare un mailing
3. Gestione automatica dei messaggi d'errore
4. Parametri di configurazione
5. Gestione della lista degli iscritti
6. Resoconto dei mailing

Per ulteriori dubbi potete contattarci direttamente.

1. Perchè non usare direttamente il proprio programma di posta?

In teoria è possibile utilizzare il proprio programma di posta elettronica per mandare un messaggio a numerosi destinatari. La Mailing List presenta però diversi vantaggi:

• Suddivisione invio per singolo destinatario
  Per combattere lo "spamming" tutti i principali provider pongono un limite piuttosto basso al numero dei destinatari che può avere ogni singola email. In pratica quindi non si possono più inviare e-mail con un elevato numero di destinatari, perchè si corre il rischio che non giungano a destinazione.
  Inoltre, se si invia la email a diversi destinatari, sarebbe bene nascondere l'elenco degli indirizzi (per mantenere la privacy degli iscritti alla lista), ma così facendo si può incorrere in altri problemi. Ad esempio, alcuni sistemi antispam bloccano le email con diversi destinatari o in cui i destinatari non siano visibili.
• Risparmio di tempo
  Per i motivi elencati al punto precedente, bisognerebbe suddividere il mailing in tante email con pochi destinatari. Ma per mandare numerose copie di un messaggio bisogna rimanere collegati ad Internet per tutta la durata degli invii. Con una Mailing List invece è sufficiente rimanere collegati solo il tempo necessario ad inviare una sola e-mail.
• Gestione automatica dei messaggi d'errore
  La Mailing List si occuperà di gestire automaticamente gli eventuali errori che si dovessero presentare con qualche destinatario. Gli indirizzi che risultano inesistenti o che dovessero generare un errore per diversi mailing consecutivi, verranno automaticamente cancellati dalla Mailing List.

2. Come inviare un mailing

Inviare un messaggio alla Mailing List è semplice come inviare un qualsiasi messaggio e-mail. Invece di indirizzarlo ai singoli iscritti alla lista, lo si invierà ad un particolare indirizzo email che corrisponde alla Mailing List. Tale indirizzo è impostabile liberamente da parte vostra ed è riportato nella sezione dedicata alle Mailing List all'interno del Pannello di controllo.

A questo punto, nel caso di funzionamento in modalità Newsletter o come Gruppo di discussione "moderato", riceverete una email con la richiesta di confermare l'invio del mailing. Controllata la correttezza del messaggio (allegato all'email), potrete decidere cosa fare. Ecco le varie possibilità:

• Annullare il mailing: se lasciato in attesa per più di una settimana, il mailing verrà automaticamente annullato. In alternativa potete annullare immediatamente il mailing dalla sezione "Mailing List" del Pannello di controllo.
• Confermare il mailing: potete confermare l'inizio immediato del mailing in due modi: semplicemente rispondendo all'email di conferma (non è necessario includere alcun testo nel corpo della risposta) oppure via web dalla sezione "Mailing List" del Pannello di controllo.
• Prenotarne lo smistamento in futuro: effettuando la conferma del mailing dalla sezione "Mailing List" del Pannello di controllo, è possibile decidere che lo smistamento inizi automaticamente in una data futura. Lo smistamento verrà effettuato poco dopo la mezzanotte del giorno indicato (e riporterà quella data), così solitamente la mattina sarà già nelle caselle dei vari destinatari.

Se lo si desidera, è possibile disattivare la richiesta di conferma. Si consiglia però vivamente di NON farlo, perché in tal caso chiunque venga a conoscenza dell'indirizzo email della Mailing List potrà inviare messaggi alla lista. Questo evento non è tanto improbabile, sia perchè ci sono dei programmi di spam che tentano di inviare email ad indirizzi più o meno casuali, sia perchè se per qualche motivo un virus dovesse infettare il vostro computer allora potrebbe tentare di mandare una copia del virus anche all'indirizzo della Mailing List (prendendolo dalla rubrica del vostro programma di posta o dall'elenco degli ultimi indirizzi utilizzati).

Dopo aver confermato l'invio, riceverete un'email che vi comunicherà l'inizio dello smistamento del mailing. Dopo di questa, ricevere un'ultima email con la conferma del corretto completamento del mailing oppure con un messaggio di errore (nel caso se ne dovesse verificare uno). Anche queste email, se lo si desidera, sono disattivabili da parte vostra.

3. Gestione automatica dei messaggi d'errore

Durante lo smistamento del mailing si possono verificare dei problemi con qualche destinatario. Il caso più comune è che l'indirizzo email del destinatario è errato o non raggiungibile.

In questi casi il server email di destinazione genererà un messaggio di errore. Tali messaggi verranno automaticamente gestisti dal sistema di Mailing List che valuterà se e quando cancellare dalla Mailing List l'indirizzo email errato.

Possono verificarsi due diversi casi:

• Se il messaggio di errore è codificato esattamente secondo gli standard previsti e si tratta esattamente dell'errore di "Utente sconosciuto" o similare, allora l'indirizzo verrà cancellato dopo due errori consecutivi.
• Se invece si tratta di un errore di qualsiasi altro tipo, allora la cancellazione sarà molto più restrittiva: devono esserci almeno 5 errori consecutivi e devono protrarsi per almeno un mese.

Ad ogni cancellazione vi verrà inviata una email di notifica. Inoltre, nel caso di errori del secondo tipo, verrà inviato un messaggio di avviso anche all'indirizzo appena cancellato. In tal modo, se il destinatario in realtà riceveva i messaggi della Mailing List e le email di ritorno erano dovute a qualche altro motivo, l'utente comunque verrà informato della cancellazione e potrà quindi avvisarci del problema. Infine, dal Pannello di controllo potrete visualizzare in qualsiasi momento l'elenco degli indirizzi cancellati.

È comunque possibile, tramite il Pannello di controllo, disabilitare del tutto questa funzione di gestione automatica dei messaggi di errore.

4. Parametri di configurazione

Tutta la gestione delle mailing list (creazione, modifica, cancellazione, etc...) avviene tramite un apposito Pannello di controllo via web, senza la necessità quindi di installare alcun software particolare sul proprio computer. Ecco la descrizione dei principali parametri di configurazione delle mailing list:

• Nome Mailing List
  Questo è il nome descrittivo della Mailing List. Serve a distinguere una Mailing Lista dall'altra. Questo campo è obbligatorio.
• Indirizzo email Mailing List
  Questo è l'indirizzo email a cui spedire i messaggi che si vuole smistare alla Mailing List. Questo campo è obbligatorio.
• Invii consentiti solo agli iscritti
  Se questa opzione è attiva, verranno rifiutati gli invii alla mailing list provenienti da indirizzi email non iscritti alla mailing list stessa.
• Indirizzo email notifiche
  Qui va impostato l'indirizzo email a cui verranno inviate tutte le mail di notifica: richiesta di conferma mailing, inizio mailing, completamento mailing, eventuali errori, etc. Questo campo è obbligatorio.
• Richiedi conferma invio
  Se attiva, questa opzione indica che prima di procedere allo smistamento del mailing occorre che questo sia confermato. A tal fine verrà inviata una email di richiesta conferma all'indirizzo impostato tramite il campo precedente.
• Notifica inizio/fine mailing
  Se questa opzione è attiva, verrà inviata una email di notifica all'inizio e alla fine di ogni mailing. In questo modo si potrà essere sempre informati sulle attività di mailing.
• Notifica cancellazioni
  Se questa opzione è attiva, verrà inviata una mail di notifica per ogni indirizzo cancellato automaticamente dal sistema. In tal modo si potrà verificare se ad esempio l'indirizzo non sia facilmente aggiustabile (per esempio, mancanza di un carattere nel nome del dominio).
• Campo "Da"
  Se questo campo contiene un indirizzo email, verrà automaticamente usato per sostituire l'indirizzo del mittente nel messaggio da inviare alla Mailing List. In questo modo non ci si dovrà preoccupare di impostare correttamente il proprio programma di posta elettronica ogni volta che si vorrà inviare un mailing.
• Campo "Rispondi-A"
  Se questo campo contiene un indirizzo email, verrà automaticamente usato per sostituire l'indirizzo del campo "Reply-To" nella intestazione del messaggio da inviare. Questo è l'indirizzo a cui verranno automaticamente mandate le eventuali risposte al messaggio inviato. Come per il campo precedente, si potrebbe impostare questo indirizzo nel proprio programma di posta, ma è più pratico e sicuro impostarlo una volta per tutte tramite questo campo.
• Campo "Oggetto"
  Se viene inserito del testo in questo campo, allora questo verrà automaticamente aggiunto (racchiuso tra parentesi quadre) all'inizio del campo Oggetto del messaggio da inviare. In questo modo tutti i messaggi della lista saranno facilmente identificabili. Si potrà, ad esempio, impostare un "filtro" nel proprio programma di posta per spostare i messaggi della Mailing List in un'apposita cartella.
• Sostituisci destinatari in "A"
  Se questa opzione è attiva, in ogni copia del messaggio verrà sostituito il campo "A" originale con l'indirizzo email del singolo destinatario. Questa opzione è utile per fare delle Newsletter perché permette di mantenere nascosto ai destinatari l'indirizzo email della mailing list.

5. Gestione della lista degli iscritti

È possibile gestire l'elenco degli iscritti alla Mailing Lista tramite un'apposita pagina del Pannello di controllo. È ovviamente possibile aggiungere o eliminare uno o più indirizzi email dalla lista. Il sistema verificherà la correttezza sintattica degli indirizzi email e l'eventuale presenza di indirizzi doppioni. È inoltre possibile visualizzare l'intero elenco in ordine alfabetico degli iscritti ed anche azzerare del tutto la lista.

Infine, Neomedia fornisce a richiesta l'accesso ad una libreria in PHP che permette di gestire le Mailing List direttamente tramite il proprio sito web (se residente sui server di Neomedia), in modo da automatizzare l'iscrizione e/o cancellazione degli indirizzi email attraverso delle apposite pagine web del proprio sito.

6. Resoconto dei mailing

Per ogni mailing list è possibile avere dettagliate informazioni su tutti i mailing effettuati tramite un'apposita pagina del Pannello di controllo.

Per ogni mailing si potrà visualizzare la data di invio, l'oggetto del messaggio, il numero di email inviate, il numero di indirizzi email cancellati automaticamente, e lo status del mailing. Quest'ultimo campo indica se il mailing è in attesa di conferma, in fase di smistamento, si è interrotto per un errore o è stato completato correttamente.

È inoltre disponibile l'elenco completo di tutti gli indirizzi email cancellati automaticamente dalla lista, con l'indicazione della data di cancellazione e del numero di mailing che ha fatto scattare la cancellazione.